Adatvédelem

ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ

amelyet kiadott:

 

az Er-Home Apartment Kft. (székhely: 1148 Budapest, Nagy Lajos király útja 53.
cégjegyzékszám: 01-09-326689, adószám: 26370372-2-42, képviseli: Erdélyi Zoltán László ügyvezető)

az Er-Home Társasházkezelés Kft. (székhely: 1148 Budapest, Nagy Lajos király útja 53., cégjegyzékszám: 01-09-271207, adószám: 25370111-1-42, képviseli: Erdélyi Zoltán László ügyvezető)

az ER-HOME Ingatlan Management Kft. (székhely: 1148 Budapest, Nagy Lajos király útja 53., cégjegyzékszám: 01-09-353471, adószám: 27313628-1-42, képviseli: Erdélyi Zoltán László ügyvezető)

az ER-HOME Szolgáltató Bt. (székhely: 1148 Budapest, Nagy Lajos király útja 83/A. 8. em. 33., cégjegyzékszám: 01-06-783767, adószám: 23055537-1-42, képviseli: Erdélyi Zoltán László ügyvezető)

az ER-HOME Ingatlankezelés Kft. (székhely: 1148 Budapest, Nagy Lajos király útja 53., cégjegyzékszám: 01-09-350136 adószám: 27113734-1-42, képviseli: Erdélyi Zoltán László ügyvezető)

a KÉT-ER HOME Társasházkezelés Kft. (székhely: 1148 Budapest, Nagy Lajos király útja 53., cégjegyzékszám: 01-09-339348, adószám: 26689003-1-42, képviseli: Erdélyi Zoltán László ügyvezető)

az ER-HOME Könyvelő és Társasházkezelő Kft. (székhely: 1148 Budapest, Nagy Lajos király útja 53., cégjegyzékszám: 01-09-416617, adószám: 32295133-1-42, képviseli: Erdélyi Zoltán László ügyvezető)

és az ER-HOME Otthonkezelés Kft. (székhely: 1148 Budapest, Nagy Lajos király útja 53., cégjegyzékszám: 01-09-452483, adószám: 32978560-1-42, képviseli: Erdélyi Zoltán László ügyvezető) a továbbiakban együtt: „adatkezelők”.

 

Preambulum

Adatkezelők közös cégcsoportba tartozó cégek, amelyek a társasházi szolgáltató tevékenységük lévén közös adatkezelőnek minősülnek, tekintettel arra, hogy székhelyük, tulajdonosi körük és az érdekkörükben eljáró személyi állomány részleges fedésben áll. Szolgáltatásaik nyújtása és működésük biztosítása azonos informatikai bázison alapul, ezen túlmenően irodahelyiségeik is közösek. Erre tekintettel adatkezelők közösen határozzák meg az általuk kezelt személyes adatok kezelésének célját, módját és eszközeit.

Adatkezelők kinyilvánítják, hogy a tisztességes adatkezelés elvének megfelelően szervezik gazdasági működésüket, melynek gyakorlata során figyelemmel és tekintettel vannak munkavállalóik, gazdasági partnereik, ügyfeleik, illetve bármely, velük a tevékenysége gyakorlása során érintkező személy személyes adataihoz fűződő jogaira és emberi méltóságára.

Adatkezelők megállapodtak abban, hogy az adatkezeléssel kapcsolatok műveletek szervezése, koordinálása, az érintetti jogok gyakorlásának kiszolgálása, valamint az adatkezelési dokumentáció megfelelőségének és naprakészségének fenntartása az Er-Home Apartment Kft., mint központi adatkezelő (a továbbiakban: „Adatkezelő” vagy „közös képviselő” /KK/) feladata és felelőssége. Az érintett az adatkezelők egymással szembeni elvárásaitól és egymás között rögzített feltételeitől függetlenül adott esetben mindegyik adatkezelő vonatkozásában és mindegyik adatkezelővel szemben gyakorolhatják a jogaikat.

Az Adatkezelő a társasházakról szóló 2003. évi CXXXIII. törvény (a továbbiakban: Tht.) 52. §-a szerinti társasházkezelési tevékenységet folytat, melynek során kiemelt figyelmet fordít a személyes adatok védelmére. Adatkezelő ebben a dokumentumban részletes tájékoztatást ad arról, hogy milyen személyes adatokat, milyen jogalapon kezel; ezeket az adatokat milyen célra használja, kinek adhatja át, továbbá arról, hogy az érintettnek milyen jogai vannak a személyes adatainak kezelésével kapcsolatban. 

Az adatkezelők által végzett tevékenységeket és szolgáltatásokat adatkezelők https://er-home.hu link alatt található honlapján lehet megtekinteni.

Az adatkezelési gyakorlat a GDPR (az EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS 2016. április 27-i (EU) 2016/679 RENDELETE) valamint az ún. Info.tv. (2011. évi CXII. törvény) szabályai alapján történik.

A társasházi működés során a személyes adatok kezelése tipikusan a társasház (tulajdonostársak közössége) céljaihoz kötött: a tulajdonosi nyilvántartás vezetése, közös költség előírása és beszedése, közgyűlési működés dokumentálása, karbantartási ügyintézés, valamint – ha van – kamerás megfigyelés. E célokat és az „lényegi eszközöket” (milyen adat, meddig, kik férnek hozzá, kik az érintettek) főszabály szerint a társasház határozza meg: részben a Tht. kógens szabályai és a társasház döntései (közgyűlés, SZMSZ) útján. Ezért a közös képviselő a társasház részére nyújtott szolgáltatás körében e műveletek többségében adatfeldolgozónak minősül, és a társasház utasításai szerint jár el. 

A közös képviselő a házkezelési tevékenységével összefüggésben önálló adatkezelővé csak akkor válik, amikor (i) a társasházi adatokkal kapcsolatban a saját céljait követi, vagy a kezelési művelet céljait és eszközeit ő határozza meg.

A közös képviselő a társasház, mint adatkezelő nevében végzi a személyes adatok technikai kezelését. Az adatfeldolgozó az általa a házkezelési szolgáltatásban kezelt adatokat a törvényben megjelölt feladatokra, célokra, az általa képviselt társasház érdekében kezeli, és az ehhez fűződő célokra használhatja fel azokat.

Az adatfeldolgozó ezen adatok vonatkozásában részletes adatkezelési tájékoztatást nyújtania nem köteles. Az alábbi táblázatban a tipikus társasházi adatkezelési műveletek kerültek – a teljességre vonatkozó igény nélkül – feltüntetésre.

 

Adatkezelési művelet	Tipikusan kezelt adatok	Jellemző cél	Adatkezelő
Tulajdonosi nyilvántartás (Tht.)	tulajdonosváltozás; név/lakcím; e-mail (ha hozzájárul); bérlő adata (SZMSZ esetén); bentlakók száma; haszonélvező neve	társasházi üzemeltetés, elérhetőség, költségmegosztás	társasház adatkezelő, KK adatfeldolgozó
Közös költség előírás, nyilvántartás	név; albetét; előírás/befizetés; hátralék; kézbesítési cím; banki adatok (ha utalás)	pénzügyi adminisztráció, fenntartás finanszírozása	társasház adatkezelő, KK adatfeldolgozó
Hátralék-kezelés és behajtás (felszólítás, FMH, jelzálog)	hátralék összege; levelezés; kézbesítési adatok; eljárási iratok	követelés érvényesítése	társasház adatkezelő, KK adatfeldolgozó Követeléskezelő, ügyvéd vagy végrehajtó bevonásakor a megbízás jellegétől függően lehet önálló Adatkezelő ez esetben az adatkezelés jogalapja GDPR 6. cikk (1) F pont
Közgyűlési jegyzőkönyv, jelenléti ív, határozatok kifüggesztése	nevek (elnök/jkv.vezető/hitelesítők); jelenléti ív: név + tulajdoni hányad + meghatalmazott neve; határozatok szövege	döntéshozatal dokumentálása, tulajdonosi tájékozódás/betekintés	társasház adatkezelő; KK adatfeldolgozó.
Közgyűlési Határozatok Könyve	határozatok, végrehajtás állapota, kapcsolódó adatok	döntések nyilvántartása, visszakereshetőség	társasház adatkezelő; KK adatfeldolgozó.
Kamerás megfigyelés a közös területeken	képmás, mozgás, időbélyeg; hozzáférési/megtekintési naplók	vagyonvédelem, incidensek bizonyítása	társasház adatkezelő; KK – kizárólag azoknál a rendszereknél, ahol adathozzáférése van – adatfeldolgozó.
Karbantartási/hibabejelentési ügyintézés	név; lakás; elérhetőség; hiba leírása; időpontok; esetleg különleges adat véletlenül	üzemeltetés, javítás szervezése	társasház adatkezelő; KK adatfeldolgozó.
Szolgáltatók kezelése (takarítás, biztosítás)	kapcsolattartói adatok; káreseményben érintetti adatok (név, elérhetőség, kárleírás)	szolgáltatás szervezése; biztosítási ügyintézés	társasház adatkezelő; KK adatfeldolgozó. Biztosítótársaság bevonásakor a megbízás jellegétől függően lehet önálló Adatkezelő ez esetben az adatkezelés jogalapja   GDPR 6. cikk (1) F pont

 

1. Definíciók és célok

Érintett: Szűkebb értelemben ügyfél, tulajdonos, lakó, bérlő, érdeklődő, ajánlatkérő, esetlegesen munkavállaló, tágabb értelemben bármely meghatározott, személyes adat alapján azonosított vagy – közvetlenül vagy közvetve – azonosítható természetes személy, aki Adatkezelővel annak tevékenysége gyakorlása során érintkezésbe lép.

 

Személyes adat: Az Érintettel kapcsolatba hozható adat – különösen az Érintett arcképe, hangja, neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret -, valamint az adatból levonható, az Érintettre vonatkozó következtetés.

 

Egység: Adatkezelő bírósági nyilvántartásban rögzített székhelye és esetleges telephelyei.

 

Hozzájárulás: Az Érintett akaratának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel egyértelmű beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok – teljes körű vagy bizonyos műveletekhez kötött – kezeléséhez. Hozzájárulást az Érintett törvényes vagy meghatalmazott képviselője is adhat.

 

Adatkezelő: Az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki, vagy amely önállóan vagy másokkal együtt az adatok kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az általa megbízott adatfeldolgozóval végrehajtatja.

 

Adatfeldolgozó: Az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely szerződés alapján – beleértve a jogszabály rendelkezése alapján kötött szerződést is – az Adatkezelő számára adatok feldolgozását végzi.

 

1.1. Az Érintett személyes adatait Adatkezelő elsődlegesen az Érintett által igénybe vett szolgáltatások biztosításához kötötten kezeli. Adatkezelő az alábbi célokból, illetve az alább felsorolt tevékenységek kapcsán végez személyes adatok kezelésével járó adatkezelést.

• fizikai iratokkal való műveletek illetve postai úton történő ügyintézés során,
• a https://er-home.hu/oldal betöltése, illetve látogatása során, melynek része az „ajánlatot kérek”, az „online ügyintézés”, valamint a „gyors üzenet” és az „Ügyfélkapu” alatti űrlapok,
• Adatkezelő Facebook oldalához és Google szolgáltatáshoz kapcsolódó tevékenysége kapcsán,
• társasházkezelői szolgáltatás során, nevezetesen: Tht. 56. § 2. pont szerinti társasház fenntartás (üzemeltetés, karbantartás, felújítás); társasház adminisztráció, jogi szolgáltatás, társasház könyvelés, pályázati eljárás lefolytatása során.
• közös képviselői tevékenység során;
• valamint munkavégzésre irányuló jogviszonnyal összefüggő tevékenység során.

 

1.2. A munkajogi, valamint munkavégzésre irányuló jogviszonnyal összefüggő tevékenység során kezelt adatok vonatkozásában az Adatkezelő “Adatkezelési Tájékoztató Munkavállalóknak” című tájékoztatója az irányadó. Ez a dokumentum nem nyilvános.

1.3. Az egyéb felsorolt területekhez kapcsolódó adatkezelésekre jelen tájékoztató rendelkezései az irányadóak.

 

1.4. Az Adatkezelő adatkezelői tevékenységének szabályozása az alábbi elsődleges jogforrásokra épül:

• GDPR
• Info Tv.
• Társasházi törvény
• Számviteli törvény

 

2. Az Adatkezelő weboldalának látogatása

 

2.1. Az Adatkezelő weboldalának elérhetősége: https://er-home.hu/ (a továbbiakban: „weboldal”).

 

2.2. Adatkezelő sütiket (ún. „cookie”) nem tárol az Érintett eszközén.

 

2.3.  Adatkezelő a weboldalba, (vagy annak bármely aloldalába) esetlegesen valamely Facebook eszköz használatával – „opt-in” mechanizmust követően – kódot ágyazhat be, amely üzenetet küld a Facebook-nak, amikor a felhasználó felkeresi az oldalt vagy végrehajt ott egy műveletet. Használatáról és működéséről a www.facebook.com oldalon található bővebb információ.

 

2.4. Adatkezelő weboldala olyan linkeket is tartalmazhat, amelyek olyan oldalakra mutatnak, amelyeket nem az Adatkezelő üzemeltet, csupán az Érintett tájékoztatását szolgálja. Az Adatkezelőnek nincs befolyása ezen weboldalak tartalmára és biztonságára. Az Érintett felelőssége áttekinteni az általa járulékosan meglátogatott oldalak adatvédelmi tájékoztatóját, illetve döntést hozni, mielőtt nem az Adatkezelőhöz tartozó oldalon az adatait bármilyen formában megadná.

 

2.5. Adatkezelő a weboldalba, (vagy annak bármely aloldalába) – „opt-in” mechanizmust követően – kódkészletet helyezhet el, amelynek célja az, hogy az adott weboldalt látogató felhasználó számára az Adatkezelő reklámja, hirdetése elérhetővé váljon akkor, miközben a Google alkalmazás webhelyein böngésznek, és/vagy az Adatkezelőre, vagy az Adatkezelő szolgáltatásaival kapcsolatos kifejezésekre keresnek a Google rendszerében.

 

A kódkészlet személyes adatokat nem gyűjt, nem tárol, nem továbbít. A kódkészlet használatáról, működéséről a https://support.google.com/?hl=hu oldalon található bővebb információ

 

2.6. Az Adatkezelő analitikai rendszert és mesterséges intelligenciát (ún. AI) nem használ.

 

2.7. A Facebook oldalon található üzenőfalon közzétett hírfolyamra – üzleti alkalmazás esetén – az Érintett az oldalon található „Tetszik” vagy „Követem” linkre kattintva iratkozhat fel, és az ugyanitt található leiratkozó linkre kattintva iratkozhat le, illetve az üzenőfal beállításai segítségével törölheti a nem kívánt, üzenőfalon megjelenő híreket. 

 

Privát Facebook alkalmazás esetén az „Jelölés” gomb jelenti a feliratkozást, a „Követés leállítása” illetve az „Ismerős törlése” pedig a leiratkozást. A Facebook oldal adatkezelésről és az egyéb beállításokról a www.facebook.com linken lehet tájékozódni.

 

2.8. Adatkezelő a weboldal böngésző jellegű látogatásakor az alábbi látogatói adatokat kezeli:

 

Kezelt adatok	Adatkezelés célja	Adatkezelés időtartama	Adatkezelés jogalapja
böngészés/megtekintés szerver oldali naplóadatok IP-cím URL böngésző/eszköz technikai logok	Automatikus, technikai adatkezelés Hibalog (error log) és hozzáférési napló (acces log) vezetése.	böngésző logok IT biztonsági célból: 14 nap technikai logok: 6 hónap anonimizált statisztika: korlátlan ideig.	GDPR. 6. cikk (1) bekezdés f) pont

 

2.8.1 Amennyiben a látogató az ugyfelszolgalat@er-home.hu címre küld megkeresést, akkor az Adatkezelő válaszol rá. A levél törlésig (1 év) a szerveren tárolódik.

 

2.8.2 Amennyiben a látogató ún. „gyors üzenet” segítségével kívánja a kapcsolatot felvenni Adatkezelővel, úgy az a WordPress, azaz a weboldal keretrendszerébe kerül, és a WordPress jelzi a megkeresést Adatkezelő felé. A WP az adatokat nem tárolja.

 

2.8.3 A weboldalon az Er-Blog alatt található „Keresés” funkcióban a weboldal blogjai között lehet keresni szakmai cikkeket. A webszerver technikai hibalogot (error log) és hozzáférési naplót (access log) vezet.

 

2.9. Személyes adatokat az Érintettnek közvetlen módon csak a lentebb részletezett menük és űrlapok kitöltése és használata során kell megadnia, mely űrlapot Adatkezelő az azonnali és hatékony kapcsolatfelvétel céljából működteti.

 

Az űrlapon a belépőnek el kell fogadnia, hogy az itt felvett adatok kezeléséhez a hozzájárulását megadja.

Az ügyintézés felületén kezelt adatok a Salesautopilot rendszerbe kerülnek rögzítésre (https://www.salesautopilot.hu/) továbbá a https://scha.hu/ (Profi Multiház) online adminisztrációs szoftver használatára kerül sor, az adattárolás pedig a 3 in 1 Hosting Számítástechnikai és Szolgáltató Bt. szerverén történik. Adatkezelő nevezett Adatfeldolgozókat a 7.2 pont alatt dedikáltan is szerepelteti.

 

2.10. A weboldal felületén 3+1 adatfelvételi pont van: Ajánlatkérés, Online ügyintézés, Kapcsolat és Ügyfélkapu. Az Ügyfélkapu alatt 4 adatfelvételi pont van: Műszaki hiba bejelentés, Közös költség ellenőrzése, Regisztráció, Online ügyintézés (azonos a fentebbi hivatkozással).

 

Esetkör	Kezelt adatok	Adatkezelés célja	Adatkezelés időtartama	Adatkezelés jogalapja
Ügyfélkapuba belépés   1. műszaki hibabejelentés űrlap   2. Közös költség, folyószámla egyenleg     3. Regisztráció         4. Online ügyintézés	Bejelentő neve, e-mail címe, albetét, hiba részletes leírása csatolmány – fénykép a műszaki hibáról Tulajdonos(ok) neve, e-mail címe, jelszó, bankszámla szám, számla egyenleg Tulajdonos(ok) neve, e-mail címe, jelszó   Tulajdonos(ok) neve, e-mail címe, jelszó Ügyintézés típusa szerint: Kárszám – biztosítási káresemény esetén Kárfelvételi jegyzőkönyv Közösköltség túlfizetés összege bankszámlaszám – ahova a túlfizetés visszautalását kéri Nullás igazolás igénylésének dátuma Telefonos visszahívás megjegyzés Birtokbaadás dátuma, birtokbaadási jegyzőkönyv	Bejelentett hiba elhárítása   Tulajdonosi fizetési kötelezettség nyomon követése Adatkezelő által biztosított társasházkezelési szolgáltatások igénybevétele Adatkezelő által biztosított társasházkezelési szolgáltatások igénybevétele	Társasházzal fennálló szerződés megszűnéséig. Számviteli tv. 169. § (2) bekezdés szerinti 8 év Tulajdonos-változásig, elszámolási vita esetén egyenleg kiegyenlítését követő 8 évig (Számviteli tv. 169. § (2) bek.) Tulajdonos- változásig, társasházzal fennálló szerződés megszűnéséig	GDPR. 6. cikk (1) bekezdés f) pont Info.tv. 5. § (1) bekezdés b) pont Tht. 16-17. §., 22. §., 43-50. § Számviteli tv. 169. § (2) bekezdés
ŰRLAPOK „Ajánlatot kérek”           „Online ügyintézés”     „Gyors üzenet”	név, e-mail cím, telefonszám, cím Albetétszám, Fűtési rendszer, Épület típusa, Építés éve, Van-e gondnok az épületben, Van-e bérbeadásból származó bevétel, Egyéb megjegyzés   név, e-mail cím, telefonszám, cím   név, e-mail cím, telefonszám, cím	Ajánlattétel             Adatkezelő által biztosított társasházkezelési szolgáltatások igénybevétele Adatkezelő által biztosított társasházkezelési szolgáltatások igénybevétele	Szerződéskötés esetén a társasházzal fennálló szerződés megszűnését követő 5 évig. Amennyiben szerződés nem jön létre, úgy az ajánlat el nem fogadását követő 5 évig.     Tulajdonos- változásig, társasházzal fennálló szerződés megszűnéséig Kapcsolatfelvételi adatok: 14 nap	GDPR. 6. cikk (1) bekezdés f) pont Info.tv. 5. § (1) bekezdés b) pont Tht. 16-17. §., 22. §., 43-50. § Számviteli tv. 169. § (2) bekezdés Ptk.

 

2.11. Az űrlapkitöltő rendszer saját rendszerén belül eseménynaplót vezet, a Google a reCAPTCHA szolgáltatás rendszerében végez technikai naplózást, melyre az Adatkezelőnek nincsen ráhatása.

 

2.12. A sikertelen küldési kísérletek adatai technikai működési naplóban rögzülnek, ezek: küldő és címzett e-mail cím, időpont, IP cím, hibaüzenet. A napló rögzítésének célja a rendszerbiztonság fenntartása, valamint hibakeresés. A naplózás a tárhelyszolgáltató rendszerében történik. Ezen technikai adatok az adott Társasház rendszerből történő kivezetésekor (az Adatkezelő és a társasház szerződéses kapcsolatának megszűnésekor) törlésre kerülnek.

 

3. Társasházkezelői szolgáltatások nyújtása során történő adatkezelés

 

3.1. Az adatkezelés jogalapja lehet: 

 

• az Érintett hozzájárulása, ami feltétlenül önkéntes, konkrét, és a megfelelő

        tájékoztatáson alapul, 

• szolgáltatási szerződés, melyet az Érintett és az Adatkezelő kötnek a szolgáltatás

        igénybevételére, 

• közérdekű vagy közhatalmi jogosítvány gyakorlása céljából, amelyet az Adatkezelőre

        ruháztak, 

• az Érintett, vagy másik természetes személy létfontosságú érdeke,
• Adatkezelő vagy harmadik fél jogos érdeke,
• jogszabályon alapuló adatkezelés.

 

3.2. A társasházi ügyintézés alapvető felülete a https://scha.hu/ (Profi Multiház) online adminisztrációs szoftver. Adatkezelő nevezett Adatfeldolgozót a 7.2 pont alatt dedikáltan is szerepelteti.

 

Esetkör	Kezelt adatok	Adatkezelés célja	Adatkezelés időtartama	Adatkezelés jogalapja
albetét-kezelés	tulajdonos neve, címe, tulajdoni hányad, négyzetméter, légköbméter, lakók száma, vételi és eladási időpont, vízóra alhelyrajzi szám, telefon, e-mail cím, tulajdonosi arány, levelezési cím, társtulajdonosok neve elektronikus elérhetőségei albérlők neve, elérhetőségei, bérlet időtartama Mérőórák sorozatszáma, főmérője, beszerelési dátum, beszerelési állás, aktuális állás, leszerelési dátum/állás, lejárati dátum	Közös tulajdonnal kapcsolatos jogok és kötelezettségek gyakorlásának biztosítása Tulajdonosi kötelezettség teljesítésének nyilvántartása (Tht. szerinti adatközlés) Tht. szerinti kötelező nyilvántartás vezetése	Tulajdonlás megszűnését követően, amennyiben tartozás, követelés nem áll fenn. Követelés, tartozás fennállása esetén annak kiegyenlítését követő a 8 évig.	GDPR. 6. cikk (1) bekezdés c) és f) pontok Info.tv. 5. § (1) bekezdés b) pont Tht. 16-17. §., 22. §., 43-50. § Számviteli tv. 169. § (2) bekezdés
közgyűlésről jegyzőkönyv készítése	közgyűlésen résztvevő tulajdonosok és meghatalmazottak neve, képviselt tulajdoni hányad	Közgyűlési határozatok megszövegezése, vita esetén annak ügyvéd, jegyző, illetékes hatóság vagy bíróság részére történő megküldése.	jegyzőkönyv lezárásától számított 5 év Jogvita esetén jogerős döntés végrehajtásáig.	GDPR. 6. cikk (1) bekezdés c) és f) pont Info.tv. 5. § (1) bekezdés b) pont Tht. 27/A. §., 39. §
Közös költség bankszámláról történő levonása	tulajdonos/bérlő neve, bankszámla szám, számlavezető bank neve, folyószámla egyenleg, közös költség összege	Közös költség kiegyenlítése	Tulajdonlás megszűnését követően, amennyiben tartozás, követelés nem áll fenn. Követelés, tartozás fennállása esetén annak kiegyenlítését követően a bizonylat a 8 évig kerül megőrzésre.	GDPR. 6. cikk (1) bekezdés a) és c), f) pontok Tht. 22. §, 43. § Számviteli tv. 169. § (2) bekezdés
Közös költség és közműtartozás	Tulajdonos neve, címe; mérőóra száma, bankszámla szám, számlavezető bank neve, folyószámla egyenleg, tartozás összege	Szerződésből eredő kötelezettség teljesítése: tartozásról nyilvántartás vezetése, kiegyenlítés érdekében szükséges intézkedések megtétele Fizetési felszólítás megküldése, nem teljesítés esetén ügyvéd/kamarai jogtanácsos, bíróság részére történő továbbítása (fizetési meghagyás, jelzálogjog bejegyzés).	Követelés, tartozás kiegyenlítését követő 8 évig.	GDPR. 6. cikk (1) bekezdés c) és f) pont Info.tv. 5. § (1) bekezdés b) pont Számviteli tv. 169. § (2) bekezdés Tht. 24. § (2) bekezdés c), 30-32. §, 46. §
ügyfél panasz	Név, cím, telefonszám, e-mail cím, születési hely/év, panasz részletes leírása	Fogyasztóvédelmi jogszabályoknak való megfelelés	Fogyasztói panaszokhoz kapcsolódó törlési idő 5 év. (Fogyasztóvédelmi tv. 17/A. § (7) bekezdés)	GDPR. 6. cikk (1) bekezdés a) pont Fogyasztóvédelmi tv. 17. §/A-C.

 

3.3. A 2. és. 3. pontban felsorolt adatok továbbítására ügyvéd, közmű, hatóság (pl. NAV), jegyző részére továbbításra kerülhet így különösen hátralékkezelés céljából és más a Tht.-ban és más vonatkozó jogszabályban meghatározott esetekben a GDPR 6. cikk (1) bekezdésé a)-b) és f) pontjaiban foglaltak szerint. Adattovábbítás az Európai Unió területén kívülre, harmadik országba nem történik.

 

4. Panaszkezelés

Az ügyfélnek lehetősége van panaszbejelentésre és reklamáció megtételére, szóban vagy írásban.

Szóbeli panasz tehető: a) személyesen előre egyeztetett időpontban az Adatkezelő székhelyén vagy b) telefonon.

Ha az ügyfél a panasz kezelésével nem ért egyet, vagy annak azonnali kivizsgálása nem lehetséges, a panaszról Adatkezelő jegyzőkönyvet vesz fel, melynek egy másolati példányát átadják a panaszos részére.

 

A panaszról felvett jegyzőkönyv a következőket tartalmazza:

 

1. a) az ügyfél neve;
b) lakcíme, székhelye, illetve amennyiben szükséges, levelezési címe;
c) a panasz előterjesztésének helye, ideje, módja;
d) a panasz részletes leírása, a panasszal érintett kifogások elkülönítetten történő rögzítésével, annak érdekében, hogy az ügyfél panaszában foglalt valamennyi kifogás teljeskörűen kivizsgálásra kerüljön;
f) az ügyfél által bemutatott iratok, dokumentumok és egyéb bizonyítékok jegyzéke;
g) a jegyzőkönyvet felvevő személy és az ügyfél aláírása
h) a jegyzőkönyv felvételének helye, ideje.

Írásbeli panasz tehető: c) személyesen, d) postai vagy e) elektronikus úton.

 

Adatkezelő írásba foglalja a panasszal kapcsolatos álláspontját és intézkedéseit indokolással ellátva a panaszosnak a panasz beérkezését követő 30 napon belül megküldi, kivéve, ha az ügyfél a panaszát szóban közli és Adatkezelő az abban foglaltaknak nyomban eleget tesz.

 

5. Dokumentumok kezelése

 

5.1 Adatkezelő kiemelt figyelmet fordít a papír alapon tárolt, illetve az adathordozókon tárolt személyes adatok védelmére. Ennek érdekében megalkotta az “Iratkezelési Szabályzat” című dokumentumot, melyet kérés esetén az Érintett részére kiad.

 

6. Adatfeldolgozók

 

6.1 Bizonyos esetben a tényleges adatkezelést az Adatkezelő nevében más – az Adatfeldolgozó – végzi. Az Adatfeldolgozó az Adatkezelővel kötött szerződés és a kapott utasítások szerint jogosult eljárni.   Az Adatfeldolgozó további adatfeldolgozó igénybevételére csak az Adatkezelő előzetes írásbeli hozzájárulásával jogosult.

 

Az Adatkezelő által az adatfeldolgozókkal az alapszerződésen túlmenően – amennyiben az alapszerződés ilyen modult nem tartalmaz – adatfeldolgozói szerződést köt (vagylagosan adatfeldolgozói nyilatkozatot vesz fel tőlük), amely tartalmazza az adatfeldolgozók jogait és kötelességeit, biztosítva ezáltal az Érintettek jogi védelmét. Az Adatfeldolgozó mentesül ezen szerződési feltételek elfogadása vagy nyilatkozat kiadása alól, ha adatvédelmi rendszere és szabályzatai az Adatkezelő számára releváns garanciális feltételek érvényesülését kétséget kizáróan lehetővé teszik.

 

Ilyenek lehetnek adatfeldolgozói minőségben pld. a bankok vagy a multinacionális partnerek, vagy könyvelési szolgáltatási esetlegesen jogi irodák, amelyeket Adatkezelő jelen tájékoztatóban – a legfontosabbak kivételével – külön nem jelenít meg.

 

6.2 Az Adatkezelő az alábbi – dedikált – adatfeldolgozók szolgáltatásait veszi igénybe. Az adatkezelés célja minden esetben az ellátott szerződéses tevékenységhez kapcsolódik.

 

Adatfeldolgozó neve	Székhely / Cím	Adatfeldolgozói tev.köre
3 in 1 Hosting Számítástechnikai és Szolgáltató Bt.	2310 Szigetszentmiklós, Brassó u. 4/A. www.3in1.hu/	tárhely szolgáltató
Salesautopilot Kft.	1016 Budapest, Zsolt utca 6/A. 5. em. 1. https://www.salesautopilot.hu/	weboldal üzemeltetés, beépített moduluk, a beágyazott űrlapok kezelője
Profi Multiház Kft.	1088 Budapest, Bródy Sándor utca 38. 3. em. 2. https://scha.hu/	társasházkezelő program üzemeltetője
Google LLC	1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA, USA https://www.google.com	Captcha, spamvédelem
Billingo Technologies Zrt.	1133 Budapest, Árbóc utca 6. www.billingo.hu	számlázó rendszer

 

 

6.3 Dedikált adatfeldolgozók adatkezelési tevékenysége

6.3.1 A tárhely szolgáltató, a 3 in 1 Hosting Számítástechnikai és Szolgáltató Bt. adatkezelési tájékoztatója az alábbi webhelyen érhető el:

https://megacp.com/adatvedelmi_tajekoztato.pdf

 

6.3.2 A Profi Multiház Kft. adatkezelési tájékoztatója az alábbi webhelyen érhető el: https://multihaz.hu/src/pages/adatkezeles.html

 

6.3.3 A beépített modulok szolgáltatója, a Salesautopilot adatkezelési tájékoztatója az alábbi webhelyen érhető el:

https://www.salesautopilot.hu/adatkezelesi-tajekoztato

 

Ha az érintett szeretne hozzáférést a Multiház programhoz, akkor ezen az űrlapon tud regisztrálni, itt kerülnek be az adatai a Salesautopilot rendszerébe. Adatkezelő manuálisan ellenőrzi, hogy az érintett a Multiház tulajdonosi nyilvántartásban szerepel-e, berögzíti az email címét és a Multiház rendszere kiküld egy beléptető linket. Beazonosítatlanság esetén az Adatkezelő felveszi érintettel a kapcsolatot adategyeztetésre. Ha az adategyeztetést követően sem lehet azonosítani, akkor Adatkezelő haladéktalanul törli a rendszerből a megadott adatokat.

 

6.3.4 Tekintettel arra, hogy az adatok az ún. „Iframe” rendszerben futnak, az adat nem az Adatkezelő szerverén keletkezik, azokat a SalesAutopilot közvetlenül gyűjti. Amennyiben egy adott társasház kikerül Adatkezelő ügyfélköréből, úgy a szerződés megszűnésekor a mindkét, adatokat kezelő szervezet a teljes állomány így megadott adatait automatikusan törli a rendszeréből. A SalesAutopilot saját eseménynaplóval rendelkezik.

 

6.3.5 A levelezőrendszer technikai működési naplót vezet, amely tartalmazza a sikertelen küldési kísérletek adatait (küldő és címzett email cím, időpont, IP-cím, hibaüzenet). A naplózás célja a rendszerbiztonság és hibakeresés. A naplózás a tárhelyszolgáltató rendszerében történik.

 

6.3.6 A Google reCAPTCHA vagy spamvédelem szolgáltatása technikailag és jogilag vegyes, ugyanakkor a GDPR szempontjából USA-ba irányuló adattovábbításnak minősülhet. Bár a szolgáltatást az EU-s felhasználók számára a Google Ireland Limited nyújtja, az adatok (IP-cím, egérmozgás, böngészőadatok) a Google globális infrastruktúráján keresztül futnak, amelyben lehetséges, hogy bizonyos adatokon az Amerikai Egyesült Államokban található szervereken végeznek műveleteket. Ennek biztonságát az EU-US Data Privacy Framework (DPF) garantálja, amely kimondja, hogy az USA bizonyos feltételekkel (melyeknek a Google megfelel) “biztonságos” helynek számít. A Google a szerződéseiben (Cloud Data Processing Addendum) vállalja ezeket a plusz garanciákat, hogy a továbbítás az európai érintettek adatai tekintetében minden időpillanatban jogszerű legyen.

 

6.3.7 A Billingo Zrt. adatkezelési tájékoztatója az alábbi webhelyen érhető el: https://www.billingo.hu/adatkezelesi-tajekoztato

 

6.4 Az Adatkezelő minden szükséges intézkedést megtesz az Érintett személyes adatainak védelmében, így különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés, továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen.

 

6.5 Amennyiben az Adatfeldolgozó a rá bízott személyes adatokat hozzáférési jogosultsággal nem rendelkező Munkavállalója vagy harmadik személyek számára továbbítja, vagy gondatlanul lehetővé teszi azok illetéktelenek általi kifürkészését, úgy az szerződésének azonnali hatályú megszüntetésére és az esetleges anyagi jogkövetkezmények áthárítására teremt alapot.

 

6.6 Sem az Adatkezelő, sem az Adatfeldolgozó az Érintett személyes adatait, az adatkezelés szempontjából nem biztonságosnak számító harmadik országba – 6.3.6 alatt felvett kivétellel – nem migráltatja. Amennyiben harmadik fél ezt megteszi, úgy azok adatvédelmi vonatkozásaiért ő felel.

 

6.7 Az Adatkezelő az Érintett személyes adatait jogszabályban meghatározott esetben és módon kiadhatja ügyvéd, bíróság, az ügyészség, a nyomozó hatóság vagy más illetékes állami szerv (pl. törvényességi felügyeletet ellátó jegyző) vagy hatóság számára.

 

6.8 Kiemelt Adatfeldolgozók Adatkezelő banki partnerei, amelyekhez a közös költség levonással kapcsolatos adatok a bank utalási hálózatán keresztül, a tranzakció pénzügyi lebonyolítása, a tranzakció biztonság és a tranzakciók nyomon követése céljából kerülnek továbbításra. A továbbított adatok köre: vezetéknév, keresztnév, cím, számlázási cím, és a fizetési tranzakcióval kapcsolatos adatok, többek között pld. az adott tranzakció száma.

 

7. Beküldött önéletrajzok és álláspályázatok személyes adattartalmának a kezelése

 

7.1 Adatkezelőnél állásra jelentkezni Adatkezelő bármely elérhetőségén lehet. Ezekre az elérhetőségekre álláskeresés céljából az Érintettnek bármilyen dokumentumot joga és lehetősége van beküldeni, abban az esetben is, amennyiben nincsen kifejezetten meghirdetett pozíció.

 

7.2 Az Adatkezelő a munkavállalói kiválasztásához és a munkaviszony fenntartásához mélységi HR módszereket – személyiségtesztet és alkalmassági vizsgálatot / minősítő vizsgálatot – nem vesz igénybe. Adatkezelő a munkaviszony létesítéséhez és a munkakör módosításához erkölcsi bizonyítványt nem kér.

 

7.3. Az Adatkezelő a sikertelen pályázatokat, azaz a különböző munkakörök betöltésére jelentkező ki nem választott személyek anyagait, adatait – amennyiben ilyen rendszerében keletkezik – a kiválasztási eljárást követően legkésőbb 3 hónap elteltével törli, illetve megsemmisíti. Teszi ezt abban az esetben is, ha az érintett még a kiválasztási eljárás során meggondolja magát és visszavonja pályázatát. Adatkezelő a pályázati anyaggal együtt törli az érintettre vonatkozó munkaanyagát is, azaz a róla szóló következtetéseket és feljegyzéseket is. Sikeres eljárás esetén az önéletrajzokat Adatkezelő a munkaviszony megszűnésétől számított 3 évig kezeli. Fenti eljárás vonatkozik azokra az ebből a célból beküldött önéletrajzokra és pályázatokra is, amelyek nem álláshirdetésre küldött dedikált jelentkezések.

 

8. Az adatkezeléssel kapcsolatos jogok

 

8.1 Az Érintettet az alábbi jogok illetik meg kezelt személyes adatai tekintetében:

 

1. Az Érintett hozzáférhet, tájékoztatást kérhet személyes adatai kezeléséről. Ennek alapján Adatkezelő tájékoztatja arról, hogy az Érintettre vonatkozóan konkrétan milyen adatot kezel.

 

1. Az Érintett kérheti személyes adatainak helyesbítését, ha azok pontatlanok. Az Érintett minden esetben köteles haladéktalanul jelezni, ha Adatkezelő által tárolt adata (pld. lakcíme, e-mail címe stb.) megváltozott vagy már nem aktuális.

 

1. Az Érintett kérheti személyes adatainak törlését, ha az adatra már nincs szükség abból a célból, amire kezelték; ha a hozzájárulást visszavonja, és az adatkezelésnek más jogalapja nincs; ha az adatot jogellenesen kezelték vagy ha az adatot a vonatkozó jogszabályi kötelezettség alapján törölni kell. A törléshez való jog nem alkalmazandó a GDPR által előírt bizonyos esetekben.

 

1. Az Érintett kérheti adatkezelésének korlátozását, ha vitatja a személyes adatok pontosságát; ha az adatkezelés jogellenes; és ellenezi az adatok törlését és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását; Adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy az Adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élveznek Érintett jogos indokaival szemben.

 

6. Az Érintett bármikor tiltakozhat személyes adatainak az Adatkezelő vagy harmadik személy jogos érdekén alapuló (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontján alapuló) kezelése ellen. Ebben az esetben az Adatkezelő a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.

 

8.2 Az Érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogainak megsértése esetén hatósághoz vagy bírósághoz fordulhat.

 

8.3 Érintett kérelmére Adatkezelő haladéktalanul megkezdi az intézkedést. A kérelem elbírálása díjmentes. Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja őt a fenti jogain alapuló kérelem nyomán hozott intézkedésekről. Szükség esetén – figyelembe véve a kérelem összetettségét – és a kérelmek számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról Adatkezelő a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az Érintettet.

 

8.4 Ha Adatkezelő nem tesz intézkedéseket az Érintett kérelme nyomán, késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja őt az intézkedés elmaradásának okairól, valamint arról, hogy az Érintett panaszt nyújthat be valamely felügyeleti hatóságnál, és élhet bírósági jogorvoslati jogával.

 

8.5 A személyes adatokkal kapcsolatos információ, tájékoztatás, panaszügyintézés díjmentes. A rendszerben tárolt személyes adatokkal és az adatkezeléssel kapcsolatos bármely kérdést, kérést, panaszt az ugyfelszolgalat@er-home.hu e-mail címre, vagy írásban Adatkezelő székhelyének a címére kell eljuttatni.

 

8.6 Adatkezelőnek csak abban az esetben van módja felvilágosítást adni, illetve intézkedést tenni, ha az Érintett személyazonosságát kétséget kizáróan igazolta.

 

9. Adatvédelmi incidens

 

9.1 Amennyiben az Adatkezelőnél vagy az Adatfeldolgozónál a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisülése, elvesztése, megváltoztatása, jogosulatlan közlése vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférés esete állna fenn, úgy adatvédelmi incidensről beszélünk.

 

9.2 Az Érintett és az Adatfeldolgozó a tudomására jutott adatvédelmi incidenst, az arról való tudomásszerzését követően indokolatlan késedelem nélkül köteles bejelenti az Adatkezelőnek. Adatkezelő ezt követően a jogszabályok – illetve amennyiben időközben ilyet elfogad, akkor az „Incidenskezelési Szabályzat” – szerint jár el.

 

9.3 Adatkezelő a tudomására jutott adatvédelmi incidensről Érintettet indokolatlan késedelem nélkül, világosan és közérthetően tájékoztatja.

 

10. Egyebek

 

10.1 Adatkezelő személyes adatokat nem ad el, egyéni viselkedést nem figyel, profilt nem alkot.

 

10.2 Amennyiben az Érintett bármely személyes adat rendelkezésre bocsátására jogilag önállóan nem jogosult, úgy köteles az Érintett harmadik személyek beleegyezését megszerezni, vagy az adatok rendelkezésre bocsátásához más jogalapot biztosítani. Ezzel összefüggésben köteles mérlegelni, hogy az adott személyes adat rendelkezésre bocsátásával összefüggésben szükség van-e valamely harmadik személy hozzájárulására.

 

10.3 Adatkezelő mindenkor jogosult ellenőrizni, hogy valamely személyes adat kezelésére a megfelelő jogalap rendelkezésre áll-e. Ha valaki harmadik személy – pld. gazdasági társaság – nevében jár el, Adatkezelő jogosult az adott ügyletre vonatkozó képviseleti jogosultság ellenőrzésére.

 

10.4 Az Adatkezelő minden tőle telhetőt megtesz annak érdekében, hogy töröljön minden olyan személyes adatot, amelyet jogosulatlanul bocsátottak a rendelkezésére. Az Adatkezelő biztosítja, hogy amennyiben ez a tudomására jut, ezen személyes adat más számára nem kerül továbbításra, sem az Adatkezelő által felhasználásra.

 

11. Jogorvoslatok

 

11.1 Jogainak megsértése esetén az Érintett jogosult jogorvoslatért fordulni az Adatkezelőhöz személyesen vagy elektronikus úton az ugyfelszolgalat@er-home.hu e-mail címen.

 

11.2 Az Adatkezelő köteles az ügyet a jogorvoslatra irányuló kérelem benyújtásától számított legrövidebb idő alatt, legfeljebb azonban egy hónapon belül kivizsgálni, és közérthető formában, az Érintett erre irányuló kérelmére írásban megadni a tájékoztatást.

 

11.3 Fenti jogainak megsértése esetén az Érintett a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11. tel: +36 1-391-1400 fax: +36 1-391-1410 email: ugyfelszolgalat@naih.hu) is fordulhat jogorvoslatért.

 

11.4 Jogsérelem esetén az Érintett jogosult az (állandó) lakóhelye szerint illetékes bírósághoz fordulni és kártérítést ill. sérelemdíjat követelni.

 

11.5 Az Adatkezelő jogosult jelen Adatvédelmi Tájékoztatót bármikor egyoldalúan kiegészíteni vagy módosítani, e változásról az Érintetteket és az adatfeldolgozókat tájékoztatni köteles.

 

Budapest, 2026. február 20.

 

Kiadta:

           Erdélyi Zoltán s.k.

                                                                                       Adatkezelő ügyvezetője